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Appel de proposition : Événement de lancement – Réseau internationale francophone LGBTQI

Appel de proposition : Événement de lancement – Réseau internationale francophone LGBTQI

AAO MI-LGBTQI-004

Projet

Création d’une ONG internationale agissant en faveur des droits et des personnes LGBTQI dans la francophonie internationale

Contexte

Au printemps 2018, le gouvernement du Québec s’est engagé à appuyer la création et assurer le fonctionnement d’une organisation internationale non gouvernementale (OING) indépendante qui agira en faveur de la protection et l’avancement des droits des personnes lesbiennes, gaies, bisexuelles et trans dans l’espace francophone mondial. Cette OING réunira les organisations de la société civile LGBTQI au sein d’un réseau francophone international fédérateur et rassembleur pour défendre les droits humains des personnes LGBTQI et pour améliorer leurs conditions de vie.

Montréal International (MI), organisme sans but lucratif financé par le secteur privé, les gouvernements du Québec et du Canada, la Communauté métropolitaine de Montréal et la ville de Montréal, s’est vu investi du mandat de voir à la création de cette OING.

Cette OING sera installée à Montréal et active dans plusieurs régions à l’international, notamment en Europe, en Afrique et au Moyen-Orient, dans les Amériques, en océan Indien et dans le Pacifique.

Mandat

Montréal International souhaite mandater une agence d’événementiel pour organiser l’activité de lancement pour cette nouvelle organisation internationale en mai 2019, dans le cadre des activités entourant la Journée internationale contre l’homophobie et la transphobie.

Description de l’événement

Montréal International compte organiser un événement de lancement qui se déroulera au centre-ville de Montréal. Cet événement comprendra également des activités de lancement satellites qui se dérouleront en simultané dans plusieurs villes du monde francophone, notamment en Europe et en Afrique, par vidéoconférence.

L’agence aura la responsabilité d’organiser l’ensemble de l’activité principale de lancement à Montréal, puis de coordonner, avec les collaborateurs à l’international, les activités qui se dérouleront à distance en simultané.

En collaboration avec l’équipe de MI, l’agence devra prendre en charge les activités suivantes :

  • Préparation matérielle du lieu de lancement principal : identification et aménagement de salle, identification de l’équipement audiovisuel et de la plateforme technologique nécessaire pour la vidéoconférence, puis pour alimenter les médias électroniques et sociaux
  • Invitations : dresser la liste des personnalités à inviter, effectuer les invitations et gérer les confirmations
  • Collaborer avec les différents partenaires à l’étranger qui organiseront les activités de lancement simultanées afin de s’assurer de la conformité de l’activité avec les normes de MI
  • Organiser la réception devant accompagner le lancement principal, de même que coordonner celles qu’organiseront les partenaires étrangers
  • Concevoir les outils d’identité visuelle qui seront présentés en appui de l’événement local et des activités simultanées à l’étranger
  • Production de tout matériel nécessaire pour le lancement
  • Élaborer le scénario et la séquence des événements du lancement et en assurer le déploiement
  • Produire un rapport-bilan de l’événement

Expertises/services recherchés

MI est à la recherche d’une agence qui a une expérience avérée dans l’organisation d’un événement de cette envergure et qui est en mesure d’affecter les ressources humaines nécessaires pour la réussite du lancement.

Entre autres, l’agence devra démontrer son expertise sur les éléments suivants :

  • Organiser un lancement d’envergure
  • Maîtriser les équipements et plateformes technologiques nécessaires pour un événement multisite
  • Connaître le protocole d’usage et inhérent à ce type d’événement
  • Posséder un oeil averti pour les différents éléments visuels qui devront être mis en valeur
  • Définir les balises de sécurité avec les partenaires à l’étranger pour créer des espaces sécuritaires et inclusifs
  • Maîtriser le français ainsi que des styles rédactionnels de circonstances
Échéancier
Émission de l’appel d’offres

Mardi 26 février 2019
Remise de la proposition Vendredi 8 mars 2019 – 16h30 (HNE)
Sélection Mardi 12 mars 2019
Attribution du mandat Vendredi 15 mars 2019

Éléments de l’offre

Les éléments suivants doivent être intégrés à l’offre :

  • Offre présentée en une copie électronique
  • Le profil de votre agence
  • Capacité de répondre aux différents critères énumérés
  • Ventilation des coûts des différents services proposés

Traitement des propositions et modalités

Montréal International établira une grille d’évaluation pour évaluer les différentes propositions reçues. La proposition dont le prix est le plus bas n’est pas nécessairement celle qui sera retenue.

Les propositions doivent être déposées par courrier électronique à l’adresse suivante :

lgbtqi@mtlintl.com

Les propositions doivent clairement citer la référence suivante dans l’objet du courriel : AO MI-LGBTQI-004.

Il est possible de fixer un rendez-vous téléphonique pour obtenir des précisions avant la date limite de dépôt de l’offre, soit le 8 mars 2019. Veuillez communiquer avec Daniel St-Louis, gestionnaire de projet, à daniel.st-louis@mtlintl.com.

Le fournisseur seul a la responsabilité de faire parvenir son offre de services à l’intérieur du délai prescrit. Les propositions reçues après 16h30, heure normale de l’Est, le 8 mars 2019 ne seront pas considérées.